De 7 stappen om uw vergaderruimte in te richten

Hoe verbetert u uw videoconferentie-ervaring in de vergaderruimte?

Volg deze 7 stappen en richt uw vergaderruimte in als een echte videoconferentieruimte.

Kies het juiste videoconferentieplatform

Realtime samenwerkingssoftware is een noodzaak geworden voor moderne bedrijven. Als uw werk presentaties, trainingen of werken op afstand omvat, kunt u niet functioneren zonder een geschikt communicatiehulpmiddel. Deze integreren spraak, video, berichten en contentdeling.

Naast interne samenwerking en communicatie maken deze vergaderruimtetechnologieën deel uit van marketing en verkoop, waardoor webinars en productdemonstraties worden vergemakkelijkt. 

Er is een verscheidenheid aan software beschikbaar: Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, om er maar een paar te noemen. Sommige richten zich op een specifieke niche zoals virtuele klaslokalen en webinars, terwijl andere algemener zijn. We hebben gemerkt dat Zoom en Google Meet het populairst zijn bij kleine en middelgrote bedrijven omdat ze aan al hun vergaderbehoeften voldoen. 

In het geval van gebruik vanaf een computer - zeg BYOD of USB - is een klassiek abonnement voldoende, terwijl voor gebruik vanaf een bedieningspaneel of touchscreen in een autonome vergaderruimte een licentie moet worden toegevoegd voor elke ruimte: Zoom Rooms, Google Meet Hardware, Microsoft Teams Rooms, voor de bekendste. 

Het is de moeite waard om tijd te besteden aan het onderzoeken en investeren in het juiste communicatieplatform dat aan de behoeften van uw bedrijf voldoet. Een robuuste vergaderruimteoplossing biedt een rijke virtuele interactie die naadloos schermdeling, video en audio combineert. 

Standaardiseer de technologie en apparatuur van de vergaderruimte

Het is zeer waarschijnlijk dat u meerdere vergaderruimtes heeft met webconferentieapparatuur. Vaak vinden we vergaderruimtemateriaal dat ad hoc is samengesteld: de camera, microfoons en luidsprekers worden afzonderlijk gekocht om een aangepaste videoconferentieconfiguratie te creëren. Hoewel u alle elementen die in een videoconferentiekit zijn opgenomen afzonderlijk kunt kopen, is dit niet hetzelfde als een complete kit die door een erkende dealer zoals OfficeEasy wordt verkocht. 

Daar zijn verschillende redenen voor. 

In het geval van een USB-videoconferentiekit zorgt de aankoop van een kant-en-klare set ervoor dat alle elementen met elkaar werken. Met één aankoop ontvangt u alles wat u nodig heeft om uw vergaderruimte in te richten. Geen noodzaak om een extra verbindingshub of specifieke adapter te kopen. 

Voor autonome videoconferentiekits, die werken met een ruimtelicentie, bestaat de hele set uit elementen die zijn gecertificeerd door de communicatiesoftware (Microsoft Teams, Zoom of Google Meet). Elk apparaat is ontworpen om met de andere te werken om een ongeëvenaarde virtuele vergaderervaring te bieden.

Het is daarom aan te raden om te kiezen voor alles-in-één videoconferentiekits, of het nu gaat om video’s gestart vanaf een computer of vanaf een bedieningspaneel. 

Het standaardiseren van uw verschillende ruimtes en het installeren van dezelfde configuraties kan voordelig zijn in geval van storingen. Het oplossen van problemen en technische ondersteuning zal veel gemakkelijker zijn als u dezelfde apparatuur in al uw vergaderruimtes heeft. U heeft één standaardbedieningsprocedure voor alle videoconferenties. Ook verbetert het de gebruiksvriendelijkheid omdat gebruikers zich niet hoeven aan te passen aan verschillende apparatuur.

Echter, een gestandaardiseerde configuratie kan problemen opleveren. U kunt een van de elementen van uw kit in een andere ruimte vinden. Dit kan erg vervelend zijn wanneer u een belangrijke vergadering heeft en u de juiste connector voor uw laptop niet kunt vinden of erger nog, een ontbrekende microfoon of luidspreker. Daarom moet u een duidelijk beleid hebben dat aangeeft of een van uw conferentieapparatuur de ruimte mag verlaten of niet.

Ontdek de alles-in-één videoconferentiekits

De onmisbare elementen van de vergaderruimte

Allereerst raden we aan om een lijst te maken van de apparaten die essentieel zijn voor het effectief organiseren en leiden van uw vergaderingen. Geef ze prioriteit voordat u aan aanvullende modules denkt. Er zijn veel technologieën die de configuratie van uw werkruimte kunnen transformeren, maar u heeft ze misschien niet per se nodig.

Deze lijst is geldig of u nu kiest voor een USB-oplossing of een autonoom systeem. 

Verplichte apparatuur:

• Camera (videoconferentiebar, PTZ-camera)
• Microfoons (plafondmicrofoon, speakerphone, microfoonplaat)
• Video display (interactief whiteboard, professioneel scherm, beamer)
• Luidsprekers (soundbar, luidspreker, conferentie-octopus)
• Scherm- en camerasteun

De beste accessoires: 

• Vergaderruimte-reservatiescherm met bijbehorende software
• Draadloos schermdeelsysteem
• Contentcamera
• Maar vergeet het magische ingrediënt niet!

Ontdek het materiaal voor vergaderruimtes

Zorg voor voldoende bandbreedte voor de vergaderruimte

De technologie van uw vergaderruimte is belangrijk voor de productiviteit van werknemers. Zelfs een kleine vertraging door "technische problemen" heeft een grote impact omdat uw vergaderingen waarschijnlijk een aantal werknemers betreffen. Uw vergaderruimteconfiguratie en webconferentietechnologie zijn nutteloos als u geen snel en betrouwbaar internet heeft.

Wanneer ze worden gebruikt, verbruiken uw vergaderruimtes een aanzienlijk deel van de bandbreedte van uw netwerk. Het is daarom aan te raden om uw vergaderruimteapparatuur binnen een bekabeld netwerk te houden. Dit helpt om de benodigde hoge snelheid internet aan uw vergaderruimte te leveren en maakt bandbreedte vrij voor draadloze apparaten zoals laptops en tablets.

 U kunt de vergaderruimte ook draadloos houden, in welk geval het een goed idee is om een apart SSID te maken voor uw webconferentieapparatuur. Dit zorgt ervoor dat uw vergaderruimte geen last heeft van netwerkcongestie en altijd voldoende bandbreedte heeft. Een andere optie kan zijn om dual-band routers te gebruiken die 2,4 GHz en 5 GHz bieden. U kunt een band reserveren voor videoconferenties en streaming terwijl de andere band kan worden gebruikt voor mobiele apparaten.

Nu alles is ingesteld, hoe gebruikt u het effectief?

Maak de vergaderruimteapparatuur gebruiksvriendelijk

Communicatiesoftware en videoconferentieapparatuur maken virtuele vergaderingen en realtime samenwerking gemakkelijker. Maar het gebruik ervan kan intimiderend lijken als uw medewerkers niet weten hoe ze te werk moeten gaan, of u nu een USB- of autonoom systeem heeft. Of het nu gaat om het reserveren van een ruimte, het starten van de videoconferentie, ervoor zorgen dat de microfoons en luidsprekers correct werken, het starten van een schermdeling, enz. Deze acties kunnen een echte hoofdpijn worden. 

Voor grote kantoren met veel afdelingen is het aan te raden om een display buiten de vergaderruimte te hebben dat de beschikbaarheid van de ruimte toont. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen niet worden onderbroken. Het stelt ook verwachtingen en moedigt mensen aan om zich aan de geplande begin- en eindtijden te houden.

Vervolgens kunt u gebruikers toestaan hun apparaten eenvoudig op de apparatuur aan te sluiten. Zorg ervoor dat er enkele audio- en videokabels en adapters binnen handbereik zijn in de vergaderruimte.

En last but not least, leer uw medewerkers de tools te gebruiken waarin u heeft geïnvesteerd. Zelfs als de technologie van uw vergaderruimte intuïtief kan zijn, is het altijd belangrijk om uw medewerkers te trainen in het gebruik van deze tools. U kunt demonstraties, begeleide trainingen organiseren of de standaard start- en probleemoplossingsprocedures documenteren. 

En vergeet niet een lijst te maken met alle punten die u moet controleren voordat u een vergadering start. Deze checklist moet alle stappen omvatten, van planning tot het controleren van de verbindingskabels.

 Hier is een voorbeeld van een checklist waarmee u kunt beginnen:

Controlelijst:

Bron:

• Controleer of u de juiste ruimte heeft gereserveerd (capaciteit en benodigde apparatuur)
• Controleer of uw vergadering zichtbaar is op de teamkalender of op het reserveringsscherm buiten de vergaderruimte
• Controleer of het whiteboard en de markers beschikbaar zijn

Apparatuur:

• Controleer of de apparatuur is aangesloten en ingeschakeld (indien van toepassing)
• Zorg ervoor dat de netwerkkabels zijn aangesloten op de apparatuur
• Als u een draadloos netwerk gebruikt, maak verbinding en controleer de connectiviteit.
• Controleer of er indien nodig reserve audio-, videoconnectors en adapters beschikbaar zijn.

Contacteer onze experten

Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u

02 273 04 61 Gratis dienst en telefoonnummer

Van maandag tot vrijdag van 9 tot 17u

E-mail Live Chat

Goed with 4 out of 5

Kies een goede inrichting van de vergaderruimte

Nu u over de juiste vergaderruimtetechnologie, de juiste webconferentieapparatuur en voldoende netwerkbandbreedte beschikt, komt de vraag van de inrichting.

Het aantal en type microfoons, luidsprekers en camera's dat u nodig heeft, hangt af van de indeling van uw vergaderruimte. Hier zijn de meest voorkomende vergaderruimte-indelingen.

U-vormige indeling

Dit type indeling wordt verkregen door de tafels aan elkaar te plaatsen om een U-vorm te vormen. De stoelen worden vervolgens aan de buitenkant geplaatst. Deze indeling is het meest geschikt voor presentaties, vergaderingen of discussies geleid door een of meer sprekers waarbij de audiovisuele presentatie het middelpunt is.

Traditionele indeling

De traditionele indeling van de vergaderruimte wordt gekenmerkt door een grote tafel in het midden van de ruimte. Voor een grote ruimte kunnen meerdere rijen tafels worden gebruikt. De conferentiestijl indeling is ideaal voor vergaderingen en interactieve discussies omdat het goede communicatie bevordert door direct oogcontact tussen de deelnemers.

 U moet ook de volgende elementen overwegen:

Poorten en stopcontacten: Zorg ervoor dat er voldoende poorten en stopcontacten zijn. Vergeet niet dat dit niet alleen voor de conferentieapparatuur zal zijn, maar ook voor het opladen van persoonlijke apparaten indien nodig.

Verlichting: Zorg ervoor dat er voldoende verlichting is die op de juiste manier is geplaatst. Slechte verlichting kan uw videoconferentie-ervaring verschrikkelijk maken, zelfs als u de beste webcam heeft.

Plaatsing van de camera, microfoons en luidsprekers: Wat u ook moet overwegen, is de plaatsing van de camera, microfoons en luidsprekers voor een effectieve geluidsinstallatie. De camera moet idealiter boven het videoscherm worden geplaatst, maar dat is niet altijd de beste optie. Als u een 360 graden camera gebruikt, plaats deze dan in het midden van uw vergadertafel. Grote vergaderruimtes kunnen meerdere camera's, microfoons en luidsprekers vereisen.

Ontdek het meubilair voor vergaderruimtes

Krijg deskundige hulp bij de inrichting van uw vergaderruimte

Als u over de juiste apparatuur, technologie en configuratie beschikt, kunt u effectieve en impactvolle vergaderingen organiseren. Om u te helpen bij het opzetten van al deze punten en ervoor te zorgen dat uw vergaderruimte goed is ingericht, kunt u zich wenden tot experts die u kunnen begeleiden rekening houdend met uw behoeften en beperkingen. 

Het technisch-commerciële team van OfficeEasy staat tot uw beschikking om al uw vragen te beantwoorden en u te begeleiden bij de keuze van uw audio- en videoapparatuur. Aarzel niet om contact met ons op te nemen!