Les 7 étapes pour aménager votre salle de conférence

Comment améliorer votre expérience de visioconférence en salle de réunion ?

Suivez ces 7 étapes et aménagez votre salle de réunion en véritable espace de visioconférence.

Choisir la bonne plateforme de vidéo conférence

Les logiciels de collaboration en temps réel sont devenus une nécessité pour les entreprises modernes. Si votre travail implique des présentations, des formations ou du travail à distance, vous ne pouvez pas fonctionner sans un outil de communication adapté. Ceux-ci intègrent la voix, la vidéo, la messagerie ainsi que le partage de contenu.

Outre la collaboration et la communication internes, ces technologies de salle de conférence font partie intégrante du marketing et des ventes, facilitant les webinaires et les démonstrations de produits. 

Il existe une variété de logiciels disponibles : Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, pour n'en nommer que quelques-uns. Certains ciblent un créneau spécifique comme les salles de classe virtuelles et les webinaires, alors que d'autres sont plus généralistes. Nous avons constaté que Zoom et Google Meet sont les plus populaires parmi les petites et moyennes entreprises car ils répondent à tous leurs besoins de réunion. 

Dans le cas d’une utilisation depuis un ordinateur - dites BYOD ou USB - un abonnement classique sera suffisant, alors que pour une utilisation depuis une tablette de contrôle ou un écran tactile dans une salle de conférence autonome, une licence devra être ajoutée pour chaque salle : Zoom Rooms, Google Meet Hardware, Microsoft Teams Rooms, pour les plus connues. 

Il vaut la peine de passer du temps à rechercher et à investir dans la bonne plateforme de communication qui répond aux besoins de votre entreprise. Une solution de salle de conférence robuste permet une interaction virtuelle riche qui combine de manière transparente le partage d'écran, la vidéo et l'audio. 

Standardiser la technologie et l'équipement de la salle de conférence

Il est très probable que vous disposiez de plusieurs espaces de réunion dotées d’équipements de conférence Web. Souvent, nous trouvons du matériel de salle de conférence assemblés au coup par coup : la caméra, les microphones et les haut-parleurs sont achetés séparément pour créer une configuration de visioconférence personnalisée. Bien que vous puissiez acheter séparément tous les éléments inclus dans un kit de visioconférence, ce n'est pas la même chose qu’un kit complet vendu par un revendeur agréé, tel qu’OfficeEasy. 

Il y a plusieurs raisons à cela. 

Dans le cas d’un kit visioconférence USB, l’achat d’un pack clé en main vous assure que tous les éléments fonctionnent les uns avec les autres. En un achat, vous recevez tout ce dont vous avez besoin pour aménager votre salle de conférence. Pas besoin d’acheter un hub de connexion supplémentaire ou un adaptateur particulier. 

Pour les kits de visioconférence autonomes, fonctionnant grâce à une licence de salle, l’ensemble du pack est composé d’éléments certifiés par le logiciel de communication (Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet). Chaque appareil est prévu pour fonctionner avec les autres afin d'offrir une expérience de réunion virtuelle inégalée.

Il est donc recommandé de se tourner vers des kits de visioconférence tout en un, que ce soit pour des visios lancées depuis un ordinateur ou depuis une tablette de contrôle. 

Le fait de standardiser ses différentes salles, et d’y installer les mêmes configurations, peut être avantageux en cas de dysfonctionnement. Le dépannage et l'assistance technique sera beaucoup plus faciles si vous disposez du même équipement dans toutes vos salles de réunions. Vous aurez une seule procédure d'exploitation standard pour toutes les visioconférences. Aussi, cela améliore la convivialité car les utilisateurs n'auront pas à se familiariser avec différents équipements.

Cependant, une configuration standardisée peut poser problème. Vous pouvez trouver un des éléments de votre kit dans une autre salle. Cela peut être très ennuyeux lorsque vous avez une réunion importante et que vous ne trouvez pas le bon connecteur pour votre ordinateur portable ou pire, un micro ou un haut-parleur manquant. Par conséquent, vous devez avoir une politique claire indiquant si l'un de vos équipements de conférence peut quitter la salle ou non.

Découvrez les kits visioconférence tout en un

Les incontournables de la salle de conférence

Avant toute chose, nous vous conseillons de faire une liste des appareils qui sont essentiels pour organiser et mener efficacement vos réunions. Priorisez-les avant de penser aux modules complémentaires. Il existe de nombreuses technologies qui peuvent transformer la configuration de votre espace de travail, mais vous n'en avez peut-être pas nécessairement besoin.

Cette liste est valable que vous vous tourniez vers une solution USB ou un système autonome. 

Le matériel obligatoire :

• Caméra (barre de visio conférence, caméra PTZ)
• Microphones (micro plafond, speakerphone, coupelle micro)
• Affichage vidéo (tableau blanc interactif, écran professionnel, vidéo-projecteur)
• Haut-parleurs (barre de son, enceinte, pieuvre de conférence)
• Support d’écran et de caméra

Les meilleurs accessoires : 

• Ecran de réservation de salles de réunion avec son logiciel adapté
• Système de partage d'écran sans fil
• Caméra de contenu
• Mais n'oubliez pas l'ingrédient magique !

Découvrez le matériel pour salle de conférence

Garantir une bande passante suffisante pour la salle de conférence

La technologie de votre salle de conférence est importante pour la productivité des employés. Même un petit retard dû à des "difficultés techniques" a un impact important car vos réunions impliquent probablement un certain nombre d'employés. Votre configuration de salle de conférence et votre technologie de conférence Web ne vous seront d'aucune utilité si vous n’avez pas une connexion Internet rapide et fiable.

Lorsqu'elles sont utilisées, vos salles de conférences consomment une part importante de la bande passante de votre réseau. Il est donc conseillé de garder votre équipement de salle de conférence dans le cadre d'un réseau câblé. Cela aide à fournir l'Internet haut débit nécessaire à votre salle de conférence et libère la bande passante pour les appareils dépendants du sans fil tels que les ordinateurs portables et les tablettes.

 Vous pouvez également garder la salle de conférence sans fil, auquel cas, c'est une bonne idée de créer un SSID séparé pour votre équipement de conférence Web. Cela garantit que votre salle de conférence ne souffrira pas de congestion du réseau et disposera toujours d'une bande passante suffisante. Une autre option pourrait être d'utiliser les routeurs bi-bande offrant 2,4 GHz et 5 GHz. Vous pouvez réserver une bande pour la visioconférence et le streaming tandis que l'autre bande peut être utilisée pour les appareils mobiles.

Maintenant que tout est configuré, comment l'utiliser efficacement ?

Rendez l'équipement de la salle de conférence facile à utiliser

Les logiciels de communication et les équipements de visioconférence facilitent les réunions virtuelles et la collaboration en temps réel. Mais leur utilisation peut sembler intimidante si vos employés ne savent pas comment procéder, et ce, que vous ayez un système USB ou autonome. Que ce soit le processus de réservation de salle, le démarrage de la visioconférence, le fait de s’assurer que les micros, les haut-parleurs fonctionnent correctement, le lancement d’un partage d’écran, etc. Ces actions peuvent devenir un véritable casse-tête. 

Pour les grands bureaux avec de nombreux départements, il est conseillé d'avoir un affichage à l'extérieur du lieu de réunion qui montre la disponibilité de la salle. Cela garantit que les réunions ne sont pas interrompues. Il définit également les attentes et encourage les gens à respecter les heures de début et de fin prévues.

Ensuite, permettez aux utilisateurs de connecter facilement leurs appareils à l'équipement. Assurez-vous de garder quelques câbles et adaptateurs audio et vidéo à portée de main dans la salle de conférences.

Enfin et surtout, apprenez à vos employés à utiliser les outils dans lesquels vous avez investi. Même si la technologie de votre salle de réunion peut être intuitive, il est toujours important de former vos employés à l'utilisation de ces outils. Vous pouvez organiser des démonstrations, des formations guidées ou documenter les procédures de démarrage et de dépannage standard. 

Et n'oubliez pas de créer une liste avec tous les points à vérifier avant de démarrer une réunion. Cette liste de contrôle doit couvrir toutes les étapes, de la planification à la vérification des câbles de connexion.

 Voici un exemple de liste de contrôle avec lequel vous pouvez commencer :

Liste de vérification :

Ressource :

• Vérifiez que vous avez réservé la bonne salle (capacité et équipement requis)
• Vérifiez que votre réunion est visible sur le calendrier de l'équipe ou sur l’écran de réservation disposé à l'extérieur de la salle de réunion
• Vérifiez que le tableau blanc et les marqueurs sont disponibles

Équipement :

• Vérifiez que l'équipement est connecté et sous tension (le cas échéant)
• Assurez-vous que les câbles réseau sont connectés à l'équipement
• Si vous utilisez un réseau sans fil, connectez-vous et vérifiez la connectivité.
• Vérifiez que des connecteurs audio, vidéo et des adaptateurs de rechange sont disponibles si nécessaire.

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Choississez un bon aménagement de salle de conférence

Maintenant que vous disposez de la bonne technologie de salle de conférence, du bon équipement de conférence Web et d'une bande passante réseau suffisante, vient la question de l’aménagement.

Le nombre et le type de micros, de haut-parleurs et de caméras dont vous avez besoin dépendent de l’agencement de votre salle de conférence. Voici les dispositions de salle de conférence les plus courantes.

Disposition en forme de U

Ce type de disposition est obtenu en plaçant les tables bout à bout pour former une forme en U. Les chaises sont ensuite placées autour, du côté extérieur. Cette disposition est la plus appropriée pour les présentations, les réunions ou les discussions animées par un ou plusieurs orateurs où la présentation audiovisuelle est le point central.

Disposition traditionnelle

La disposition traditionnelle de la salle de conférence se caractérise par une grande table placée au centre de la salle. Pour une grande salle, plusieurs rangées de tables peuvent être utilisées. La disposition de style conférence est idéale pour les réunions et les discussions interactives car elle facilite une bonne communication en raison des contacts visuels directs entre les participants.

 Vous devez également considérer les éléments suivants :

Ports et prises électriques : Assurez-vous qu'il y a suffisamment de ports et de prises. N'oubliez pas que ce ne sera pas seulement pour l'équipement de conférence, mais aussi pour charger les appareils personnels en cas de besoin.

Eclairage : Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'éclairage placé de manière appropriée. Un mauvais éclairage peut rendre votre expérience de vidéoconférence horrible, même si vous avez la meilleure caméra Web.

Placement de la caméra, des micros et des haut-parleurs : Ce que vous devez aussi considérer, c’est le placement de la caméra, des microphones et des haut-parleurs pour une sonorisation efficace. La caméra doit idéalement être placée au-dessus de l'écran vidéo, mais ce n'est pas toujours la meilleure option. Si vous utilisez une caméra à 360 degrés, placez-la au centre de votre table de réunion. Les grandes salles de conférence peuvent nécessiter plusieurs caméras, microphones et haut-parleurs.

Découvrez le mobilier pour salle de réunion

Obtenez l'assistance d'experts pour l'aménagement de votre salle de conférence

Si vous disposez du bon équipement, de la bonne technologie et de la bonne configuration, vous pouvez organiser des réunions efficaces et percutantes. Pour vous aider dans la mise en place de l'ensemble de ces points et être sûr du bon aménagement de votre salle de conférence, tournez-vous vers des experts qui sauront vous orienter en prenant en compte vos besoins et contraintes. 

L'équipe de technico-commerciaux d'OfficeEasy se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous guider dans le choix de votre équipement audio et vidéo. N'hésitez pas à nous contacter !