Home office kit

Welke uitrusting voor home office en video conference ?

Momenteel gebruiken steeds meer bedrijven home office om de productiviteit van hun werknemers te verbeteren en om talent te motiveren en te behouden. Werken op afstand kan ook een noodzaak worden in tijden van crisis of problemen die het reizen kunnen beperken. Het maakt het ook mogelijk om persoonlijk leven, vrijwilligerswerk en professionele activiteiten te combineren.

Voordat u begint met het opzetten van werken op afstand, is het raadzaam dat u de toepasselijke regelgeving op dit gebied volledig begrijpt. Vervolgens moet u werknemers verstandig toerusten om hen te helpen efficiënter te werken en technische problemen te voorkomen. Voor de verzoening van privéleven en professionele activiteiten moeten de beste regelingen worden getroffen.

 Een duidelijk omschreven wettelijk kader voor home office

In de privésector is er geen wettekst die telewerken regelt, elke werkgever is verplicht om een collectieve overeenkomst (nationale overeenkomst) of een specifiek handvest op te stellen na raadpleging van het sociaal en economisch comité (CSE). Welk kader ook wordt aangenomen, het moet de volgende clausules bevatten:
- In welke gevallen kan de werknemer overstappen naar home office ? (geval van vervuiling, formaliteiten, uitvoeringsvoorwaarden van telewerken );
- Wat zijn de voorwaarden om ter plaatse terug te keren naar het arbeidscontract?
- De wijze van acceptatie van de voorwaarden van home office door de werknemer;
- Systemen voor het bewaken van werktijd (aantal dagen per week) en werklastverdeling;
- De tijdstippen waarop de home office medewerker door zijn werkgever kan worden gecontacteerd, moeten worden bepaald;
- Hoe kunnen gehandicapte werknemers er toegang toe krijgen?

Bedrijven kunnen home office ook implementeren zonder een collectieve overeenkomst of charter. Het is mogelijk om gebruik te maken van werken op afstand door een eenvoudige onderlinge overeenkomst te ondertekenen. De Arbeidswet geeft aan dat de werkgever en de werknemer deze overeenkomst mondeling of schriftelijk (post, e-mail, enz.) kunnen formaliseren. De organisatie van het werk moet worden gedefinieerd en de werknemer moet de voorwaarden van de overeenkomst of het bedrijfscharter respecteren.

Binnen de Ambtenarenzaken stelt de betrokken administratie de voorwaarden van telewerken vast bij ministerieel besluit, na advies van de technische commissie (Rijksambtenarendienst); door beraadslaging na advies van de technische commissie (territoriale openbare dienst); bij besluit van de directeur van de inrichting na raadpleging van de technische commissie (openbare dienst van het ziekenhuis).

Deze documenten moeten de beroepsactiviteit specificeren die op afstand kan worden uitgeoefend, de lijst van plaatsen waar professionals kunnen telewerken en de voorschriften die moeten worden nageleefd om de veiligheid van informatie- en gegevensbeschermingssystemen te garanderen.

 Werken op afstand: kies de juiste apparatuur voor telewerken

Of werknemers nu op het terrein van de werkgever moeten werken, in coworking-kantoren moeten werken of thuis moeten werken, de kwaliteit van de apparatuur die hen ter beschikking wordt gesteld, is erg belangrijk om hun productiviteit te garanderen. Het verstrekken van de juiste professionele uitrusting is een van de verplichtingen van de werkgever. Hier zijn enkele aanbevelingen voor het kiezen van de headset , de webcam, het scherm, de microfoon of de luidsprekers die het meest geschikt zijn voor home office.

• De headset : als je geen ruimte hebt voor de telewerken , is het raadzaam om een headset met ruisonderdrukking te kiezen om de perceptie van externe ruis te beperken. Met de actieve oorkappen kunt u het volume van de geluiden van andere mensen of voertuigen in de buurt verminderen terwijl u live chat met uw medewerkers.

• Het scherm: bepaal afhankelijk van de grootte van de zaal en het aantal deelnemers de grootte en resolutie van uw scherm. Kies minimaal een 55-inch full HD scherm voor een vergaderzaal

• Webcams : met de camera's die zijn ingebouwd in de terminals die u dagelijks gebruikt, kunt u geen professionele beeldkwaliteit verkrijgen. Kies in plaats daarvan voor externe modellen, full HD of 4K , die betere prestaties leveren. Beelden worden scherper en videocommunicatie verloopt soepeler. Geef de voorkeur aan modellen met 180° of 360° zicht en met automatische zoom.

• Bluetooth-luidsprekers: Bluetooth-luidsprekers zijn een uitstekend alternatief voor hoofdtelefoons. Controleer de compatibiliteit van het model dat u hebt gekozen met de reeds bestaande apparatuur die u niet langer van plan bent te vervangen.

• De microfoon: de micro-USB is ideaal om de communicatie te vergemakkelijken, maar als u niet in een speciale ruimte werkt, geeft u de voorkeur aan de oorkappen , met geïntegreerde microfoon.

• De video conference systemen : u kunt zich een compleet pakket aan materialen veroorloven waarmee u regelmatig videoconferenties met uw medewerkers kunt organiseren. Als u draadloos apparatuur hebt gekozen, controleer dan regelmatig of de batterijen niet voor elke communicatie vervangen hoeven te worden om ongepaste onderbrekingen te voorkomen. Denk ook na over de schaalbaarheid van de apparatuur waarin u geïnteresseerd bent voordat u deze koopt.