Qu’est-ce qu’une Signature Teams Room ?
Les Signature Teams Rooms, imaginées par Microsoft Teams, sont des salles de réunion spécialement conçues pour répondre aux besoins du travail hybride. Ce sont des espaces premium dédiés à la plateforme de visioconférence Teams. Il s'agit d'un concept caractérisé par une configuration, du mobilier, du matériel et des technologies parfaitement adaptés à la collaboration à distance.
Le travail hybride est un modèle d'organisation du travail qui apporte de la flexibilité aux salariés : ils peuvent travailler de différents endroits, en combinant le travail en présentiel au bureau et le télétravail hors site. Les Microsoft Teams Rooms Signature sont spécialement pensées pour s’intégrer à cette nouvelle manière de collaborer. Le but est de réinventer les espaces pour rendre les réunions plus "vraies", plus équitables et inclusives, que les participants soient sur place ou en télétravail. Ces salles de visioconférences reposent sur du matériel Microsoft Teams Room : de l'équipement permettant de rendre votre système visio totalement autonome. Vous n'aurez plus besoin de brancher les périphériques audio/vidéo de la salle sur votre ordinateur portable pour lancer la réunion. D'un simple clic sur l'écran ou la tablette de contrôle, la réunion planifiée se lance instantanément.
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La salle de visioconférence traditionnelle, généralement caractérisée par une table rectangulaire en milieu de salle et un écran à son extrémité, permet surtout de créer du lien entre les personnes présentes dans la pièce. Cependant, les participants en distanciel peuvent se sentir exclus de la réunion. Ce type de configuration ne leur permet pas de percevoir les détails subtils des expressions faciales ou du langage corporel. Les collaborateurs sur site se concentrent plus facilement sur les personnes installées avec elles, autour de la table, au détriment des participants à distance.
Les Signature Teams Rooms sont des espaces dédiés au travail hybride. Dans cet univers dédié à la plateforme collaborative Microsoft Teams, la priorité est donnée aux relations entre les interlocuteurs afin de les rendre les plus fluides possible. Ces salles donnent l’impression que tout le monde est dans la même pièce, pour construire une expérience réellement immersive et inclusive. Les Microsoft Teams Rooms Signature n’ont pas vocation à remplacer toutes les salles de réunion. Elles sont déployées stratégiquement dans les entreprises afin de permettre aux réunions nécessitant une collaboration efficace entre des équipes hybrides, de disposer d’un espace de travail adapté.
La Signature Teams Room pour succéder aux solutions Polycom et Cisco
Aujourd’hui, la visioconférence est effectuée par le biais d’applications web, tels que Zoom, Teams, Skype ou Facetime. On se situe dans l’ère de la webconférence. Cependant, au début de la collaboration à distance, on parlait de vidéoconférence : des systèmes très qualitatifs et extrêmement couteux, tels que Polycom RealPresence ou Cisco TelePresence. Ces systèmes étaient déployés dans les entreprises les plus fastueuses. Les Signature Teams Rooms sont la digne descendance de ces anciens systèmes. Ils ont comme objectif de proposer une solution encore plus qualitative, mais basée sur les technologies actuelles.
Les Signature Microsoft Teams Rooms se composent de différents éléments spécifiques. L’expérience repose sur un mobilier, un équipement visioconférence et une configuration de salle repensés.
À cette fin, ces salles utilisent une table incurvée, disposée face à l’écran. Cette configuration permet à tous les participants, qu'ils soient en présentiel ou à distance, de se faire face. Le contact visuel, primordial dans la collaboration, est assuré. Dans une salle de réunion de petite taille, une table à bords arrondis, avec une forme ovoïde, positionnée contre le mur, permet de conserver un haut degré d’interaction.
Côté équipement, une Signature Teams Room utilise du matériel certifié Microsoft Teams Rooms (MTR), avec intelligence artificielle intégrée. Grâce à une licence de salle MTR et un équipement MTR, vous profitez de la fonctionnalité “one touch join”. Vos réunions Teams se rejoignent en un clic depuis la tablette de controle. Pour trouver le matériel MTR le plus adapté à vos besoins, vous avez le choix entre plusieurs grandes marques, telles que Lenovo, Logitech, Yealink ou Jabra.
Les participants étant répartis sur toute la largeur de la table, une caméra grand angle est privilégiée. Une caméra, avec un large champ de vision (de plus de 120°), permet de capturer l’ensemble des participants. Par exemple, grâce à son très grand angle à 180°, vous pouvez rapprocher la Jabra PanaCast 50 des participants : ils restent visibles à l’écran et bénéficient d’un système audio proche d’eux.
Des fonctionnalités intelligentes
Microsoft Teams a également développé des fonctionnalités intelligentes, dans les Microsoft Teams Rooms sous Windows, dont le but est d’intégrer tous les participants à la conversation.
Dans une salle de réunion intelligente MTR, équipée d’une licence Pro et d’une caméra compatible, la technologie IntelliFrame permet d’afficher jusqu’à 9 personnes chacune dans une vignette individuelle. En affichant les participants individuellement et en zoomant sur leurs visages, les distractions sont limitées. Les participants à distance ont une meilleure visibilité, et perçoivent plus facilement les expressions faciales de chacun.
Lors du partage d'un contenu à l'écran, la fonctionnalité “Front Row” déplace la galerie vidéo vers le bas de l’écran. Les collègues à distance sont affichées sur un même plan horizontal, à hauteur des yeux avec les personnes présentes dans la pièce. Pour limiter les distractions, Front Row supprime les arrière-plans individuels. Un arrière-plan unifié est appliqué aux participants distants afin de créer l’impression qu’ils se trouvent tous dans la même pièce. La taille des participants en vidéo est uniformisée et ajustée afin de la rendre réaliste et proportionnelle.
Dans une Signature Teams Room, un écran au format 21:9 trouve parfaitement sa place car il assure suffisamment d’espace pour projeter du contenu, les participants distants en mode “Front Row” et un espace de discussion. En effet, un écran large au ratio 21:9 est parfaitement adapté à ces fonctionnalités. Il dispose de l’espace nécessaire pour accueillir plusieurs vignettes côte à côte et garantit une expérience équitable. Sur un écran ultra-large, vous disposez d’une puissante expérience de diffusion de contenu.
Microsoft travaille également sur l’audio pour le rendre immersif. Le but est la diffusion du son en stéréo, avec localisation en fonction de l’emplacement du locuteur : quand la personne située à gauche de la galerie vidéo prend la parole, les participants à la visioconférence entendent le son provenir de la gauche. Si vous disposez de haut-parleurs stéréo, l’audio spatial va rendre la conversation encore plus naturelle. Lorsque l’audio spatial est utilisé en combinaison avec la fonction Front Row, vous avez réellement l’impression que les participants distants sont dans la même pièce que vous.
Tous ces éléments permettent de transformer votre Microsoft Teams Room en une véritable Signature Teams Room, une salle où l’objectif est d’intégrer tous les participants à la conversation, afin qu’ils se sentent plus engagés, et soient plus productifs.
Écran 21/9 ou double écran ?
Pour votre Microsoft Team Room, une question peut se poser : doit-on privilégier un écran 21/9 ou opter pour une configuration sur double écran ?
L'écran 21/9 offre une vue panoramique et propose une expérience immersive grâce à une meilleure représentation des participants distants grâce à Front Row. En intégrant le concept "Signature", il vise à se rapprocher d'une salle de téléprésence Cisco. En ce qui concerne le double écran (2 écrans avec un ratio 16/9), il permet de séparer, de manière distincte, les participants distants du contenu partagé. Dans ce cas de figure, les flux vidéo des participants et la présentation sont affichés côte à côte. Le double écran permet un partage de documents facilité et une expérience collaborative plus intensive.
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